Специалистов в сфере administration можно разделить на две основные группы. Первая и наиболее многочисленная - секретариат (секретари на reception, секретари отделов и референты, помощники руководителей). Их главная задача - обеспечение административной поддержки деятельности офиса, отдела или руководителя компании. Как правило, это женщины 22-35 лет с высшим гуманитарным образованием - лингвистическим или педагогическим.
Что касается сотрудников с экономическим, техническим или юридическим образованием, то они в секретариате долго не задерживаются и уже через год начинают работать в новом качестве - по своей основной специальности в той же компании. Вторая группа административных сотрудников - офис-менеджеры, в обязанности которых входит поддержание жизнедеятельности компании. Здесь нередко можно встретить мужчин, особенно на позициях, где надо взаимодействовать с техническими службами.
По данным компании АНКОР, в 2005 году зарплата персональных ассистентов поднялись на 29,4%, офис менеджеров и секретарей на reception соответственно 20,2% и 12,6%.
Портрет идеального кандидата
Какие требования предъявляют к соискателям? Высшее образование, опыт в административной сфере, уверенное владение ПК, навыки работы с оргтехникой. Ну и, конечно, презентабельная внешность. Особенно этот пункт актуален для кандидатов на секретарские позиции. Соответствовать модельным параметрам необязательно. Главное, чтобы человек производил приятное впечатление, был ухоженным, аккуратным, придерживался делового стиля в одежде. Знание языка (чаще всего - английского) - серьезное преимущество, которое позволяет претендовать не только на место в западной компании, но и на более высокооплачиваемую должность в отечественной.
"От кандидатов на административные позиции помимо опыта работы и профессиональных навыков (таких как знание делопроизводства и английского языка) требуется умение грамотно выражать свои мысли как в устной, так и письменной форме, оперативность в работе, способность расставлять приоритеты, - считает Виктория Самко, специалист отдела организации и планирования персонала Дирекции по персоналу компании "ЕвразХолдинг". - Кроме того, важны и личные качества: ответственность, коммуникабельность, исполнительность и стрессоустойчивость".
По мнению Марины Хадиной, консультанта по подбору административного персонала компании АНКОР, западные работодатели обращают внимание на знание английского или других иностранных языков, высшее образование и навыки работы с различными компьютерными программами: Word, Excel, PowerPoint и т.д. Для российских компаний владение иностранным менее критично, хотя это зависит от их специализации.
Дорога на вершину
Первая ступень карьеры в сфере administration - секретарь на reception. В его обязанности входит прием и распределение телефонных звонков, факсимильных сообщений, прием посетителей. Стандартные требования к соискателям - работоспособность, гибкость, обучаемость и владение иностранными языками, хотя бы одним. Если два-три года назад на эту вакансию можно было найти кандидатов с оконченным высшим образованием и хотя бы минимальным опытом, то сейчас ситуация изменилась. Работа на reception интересует в основном студентов-старшекурсников. Что касается выпускников вузов, то, по мнению Марины Хадиной, "они изначально ориентированы как минимум на ассистентскую должность в одном из функциональных отделов".
Следующий этап - ассистент отдела (Team Assistant). Специалист обеспечивает административную поддержку отдела или руководителя. Название этой должности может варьироваться: секретарь отдела, секретарь-переводчик, секретарь-референт (обычно он подчиняется одному руководителю). "Позиция ассистента отдела в крупном банке или в производственной компании открывает хорошие карьерные перспективы. В некоторых случаях, уже через год специалист может рассчитывать на повышение", - утверждает Оксана Прибыткова, эксперт по подбору персонала кадрового агентства Ventra Employment.
Со временем у ассистента отдела появляются все шансы вырасти до офис-менеджера. И если для небольших организаций вполне достаточно одного такого специалиста, то в крупных - существуют целые административно-хозяйственные отделы. Обязанности между сотрудниками четко разделены, каждый имеет узкую специализацию. Например, кто-то взаимодействует с определенной группой поставщиков услуг для офиса. Столь ответственная должность подразумевает специальные требования к кандидатам. Так, для работы в западной компании, по словам Марины Хадиной, необходимо иметь опыт ведения крупных проектов (переездов, ремонтов и т.д.), навыки оптимизации работы офисных служб и уметь самостоятельно принимать решения (в разумных пределах).
Ассистент руководителя (Personal Assistant, или PA) - высшая ступень секретарской карьеры в российских и некоторых иностранных компаниях. Однако в крупных западных фирмах позиция офис-менеджера по рангу выше (ему подчиняются секретариат, водители, курьеры и другие офисные службы). Чем занимается личный помощник? Прежде всего, обеспечивает полную административную поддержку своего руководителя.
Иногда на его плечи ложится часть функций HR- и PR-менеджеров. Какими навыками необходимо обладать, чтобы стать "правой рукой" шефа? "Требования, предъявляемые нашей компанией к личным помощникам следующие: опыт работы, свободное владение английским языком, хорошее знание системы документооборота, деловой этикет и деловой стиль, соответствующий корпоративной культуре компании - делится Виктория Самко. - Мы отдаем предпочтение соискателям, которые раньше работали в крупных организациях".
Перспективы для студентов
Административная сфера - хороший карьерный старт для студентов. Старшекурсники, вечерники и заочники могут попробовать свои силы в качестве штатного секретаря-ресепшеониста. Вниманию совместителей, как правило, это студенты дневных отделений, предлагают временные проекты. А в случае успешной работы могут даже пригласить в штат. Такой способ трудоустройства подходит и для специалистов с опытом, которые пока, по тем или иным причинам, не могут уделять работе положенные 8 часов в день. "В декабре на должность ассистента в крупную немецкую компанию мы направили соискательницу, причем, речь шла о двухнедельном проекте, - рассказывает Оксана Прибыткова. - Девушка работает там до сих пор и, вполне возможно, в ближайшее время получит предложение о переходе в штат".
Куда расти?
Многие считают, что позиция личного помощника - "потолок" карьеры в административной сфере, но это не так. Есть шансы расти и дальше. Главное - выбрать направление. Если в перспективе вы хотите занять место руководителя секретариата, исполнительного директора или заместителя директора по административным вопросам, выбирайте "вертикальный" путь развития.
А можно попробовать свои силы в новой области, не меняя при этом компанию. Для этого достаточно перейти из секретариата в другой отдел. Причем персональный помощник с солидным стажем имеет шансы получить более высокую должность по сравнению, например, с ассистентом отдела, проработавшим в компании год-полтора. Талантливые администраторы востребованы везде, но, меняя сферу деятельности, они, по мнению Марины Хадиной, зачастую выбирают project management, event management, internal communications и human resourses, иногда - финансы и маркетинг.
С каждым годом количество позиций в административной сфере увеличивается, а компании предлагают профессионалам все более интересную работу с весьма достойной оплатой. И, поэтому, перед теми, кто хочет найти себя в области administration, открываются поистине заманчивые перспективы.
ТОЧКА ЗРЕНИЯ
Наталья ЕВСЮКОВА,
супервайзер отдела рекрутмента
компании MANPOWER:
Учитывая, что 95% заявок на подбор административного персонала поступает к нам из иностранных компаний, можно с уверенность утверждать, что основное требование к соискателям - знание иностранного языка, причем, как минимум, на уверенном разговорном уровне. Наш опыт показывает, что требования к кандидатам на позиции ассистентов руководителей иногда значительно серьезнее, чем к претендентам на административные вакансии начального и среднего уровня.
Так, например, персональный помощник должен иметь высшее образование, свободно владеть одним или даже несколькими иностранными языками, отлично знать делопроизводство, обладать навыками планирования рабочего дня руководителя. Что касается оплаты труда, то сегодня специалисты с соответствующей квалификацией рассматривают предложения с зарплатой от $1000 gross.
У персональных ассистентов, которые намерены продолжать карьеру в административной сфере, есть два пути. Первый предполагает дальнейшее восхождение по вертикальной карьерной лестнице, цель - пост административного, исполнительного директора. Второй путь - развитие "по горизонтали", то есть освоение новых функций в рамках занимаемой должности. Последнюю стратегию выбирают те, кто планирует остаться в своей профессии надолго.
В наши дни планка возрастного ценза для персональных ассистентов поднялась - работодатели все чаще обращают внимание на кандидатов старше 30 лет. В этом нет ничего удивительного - профессионализм приходит с опытом. Однако такие специалисты редко попадают в поле зрения рекрутеров. Обычно они переходят из компании в компанию вместе со своим руководителем или трудоустраиваются по рекомендации.
Автор: Екатерина СКРИПНИК
Источник: "Элитный персонал"
Фото: ctsc.co.uk, optexamerica.com, time-less.com
Второе высшее: зачем оно нужно?
